電子取引の実践的対応は、次の手順に沿って考えていきます。
手順１：電子取引一覧表の作成
電子取引に該当するものをリストアップし、その一覧表を作成すると電子取引で保存しなくてはならないデータが明確になるかと思います。
電子取引とは請求書などを紙を通さずに、電子データ（ＰＤＦなど）でやりとりをする取引です。スマートホンの支払明細やAmazonで購入したものなどは、請求書、領収書などは紙で発行されずに、HP上からPDFなどの電子データをダウンロードして入手することが一般的だと思います。
そのような電子取引に該当するものを以下のようにリストアップしていきます。
手順２：電子データの保存方法の選択
電子データの保存は次の４つのうちいずれかの方法で保存することが必要となります。
①相手先からタイムスタンプが付されたデータを受け取り保存。
②受け取った電子データに遅延なくタイプスタンプを付与して保存。
③訂正削除の履歴が確認できるか、訂正削除ができないシステムを利用して保存。
④事務処理規程（電子取引）を策定し、その規程に沿った形で保存。
実務的にはこの４つのうち④の事務処理規程に沿った形で保存する方法を選択する場合が多くなると思います。新しいシステムなどを入れる必要がなくコストがかからず、また現状のやり方を大きく変える必要がなく対応できるからです。
そのため、今回は④の事務処理規程に沿った形で電子データを保存する方法について詳しく見ていきたいと思います。
手順３：事務処理規程の作成（電子取引）
事務処理規程（電子取引）は、国税庁のHPに法人版と個人事業者版のサンプルがありますので、それを活用して、自分の会社に沿ったものにカスタマイズして作成していくのが良いかと思います。
この規程を作成し、電子データ取引の範囲・保存・場所・対象データ・削除訂正を行う場合の方法や責任者などを定めて、この規程に従って電子データを管理していきます。
手順４：電子データの具体的な保存方法
PDFファイルなどの電子データをフォルダ名・ファイル名に以下のような規則性を持たせて保存します。
【参考例：令和4年4月30日 楽天モバイル㈱ 2980円の請求書を保存する場合】
①支払別にフォルダを作成し、検索しやすいように管理します。
②日付、支払い先、金額を記載した名称をつけて、PDFを保存します。
※PDFファイルなどが多くなり、長いファイル名での管理が困難になる場合などは索引簿を作成し、ファイル名を連番などにして索引簿を活用して保存する方法もあります。国税庁HPを参考にしていただければと思います。
まとめ
以上のとおり、電子取引に該当する場合の実践的な対処法を見てきました。令和４年１月から、こちら側が電子取引と認識していなくても、相手側から紙でなく電子データで受け取った請求書などは強制的に電子取引と定められ、電子帳簿保存法のルールに従って処理することが求められることになりました。
そのため、そのルールに沿った具体的な対処方法を手順１～４に従って見てきました。この手順どおりに行っていただくと、電子取引の対応ができますので、ご参考にしていただければと思います。
次回は【電子帳簿等の保存】についての内容を見ていきたいと思います。
